Privacy Policy Agenti AI
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali degli utenti finali (pazienti e potenziali pazienti) che interagiscono con gli agenti conversazionali basati su intelligenza artificiale forniti da Vivomed agli studi medici clienti, attivi sui canali WhatsApp Business e Instagram Direct.
Il documento integra la Privacy Policy del sito vivomed.it e va letto congiuntamente ad essa.
1. Ruoli e responsabilità
Nel contesto del servizio di risposta automatica:
- Lo Studio medico cliente è Titolare del trattamento nei confronti dei propri pazienti e utenti;
- Vivomed Srl è Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, sulla base di apposito accordo (Data Processing Agreement) sottoscritto con lo Studio;
- I fornitori tecnologici utilizzati (piattaforme di messaggistica, provider di modelli linguistici, hosting) agiscono in qualità di Sub-responsabili.
2. Dati trattati dall'agente AI
- Numero di telefono (WhatsApp) o identificativo account (Instagram);
- Nome pubblico e foto profilo eventualmente resi disponibili dalla piattaforma;
- Contenuto dei messaggi scambiati (testo, allegati, note vocali, immagini);
- Metadati della conversazione (timestamp, stato di consegna e lettura);
- Eventuali dati forniti spontaneamente dall'utente, inclusi dati relativi allo stato di salute (categoria particolare ex art. 9 GDPR) comunicati per prenotare visite o richiedere informazioni cliniche.
3. Finalità e basi giuridiche
- Gestione automatizzata di richieste di appuntamento, informazioni sui servizi, promemoria e assistenza — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o del contratto tra paziente e Studio (art. 6 par. 1 lett. b GDPR);
- Trattamento di dati sanitari per finalità di cura — base giuridica: art. 9 par. 2 lett. h GDPR (finalità di medicina preventiva, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria) ovvero consenso esplicito ex art. 9 par. 2 lett. a GDPR ove richiesto;
- Miglioramento del modello conversazionale e controllo qualità — base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6 par. 1 lett. f GDPR), previa pseudonimizzazione dei dati;
- Adempimento di obblighi di legge — base giuridica: art. 6 par. 1 lett. c GDPR.
4. Trasparenza sull'uso dell'IA
Nel primo messaggio della conversazione l'utente viene informato in modo chiaro e inequivocabile che sta interagendo con un assistente virtuale automatizzato e non con un operatore umano, in conformità all'art. 52 dell'AI Act (Reg. UE 2024/1689). L'informativa breve rimanda a questa pagina per il testo completo.
5. Nessuna decisione automatizzata di natura clinica
L'agente AI non prende decisioni cliniche, non produce diagnosi e non sostituisce il rapporto medico-paziente. Le risposte generate hanno finalità esclusivamente informativa, organizzativa e di smistamento. Ogni decisione con effetti significativi sull'utente (es. valutazione dell'urgenza, conferma di appuntamenti complessi, indicazioni cliniche) è sottoposta a revisione umana da parte del personale dello Studio, in linea con l'art. 22 GDPR.
6. Conservazione
Le conversazioni sono conservate per il periodo definito dallo Studio cliente e comunque per un massimo di 24 mesi dalla data dell'ultimo messaggio, salvo obblighi di legge (es. documentazione sanitaria ex art. 2946 c.c.) o diverse istruzioni scritte del Titolare. I log tecnici e di sicurezza sono conservati per 12 mesi. Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
7. Destinatari e sub-responsabili
Per erogare il servizio, i dati possono essere trattati dai seguenti sub-responsabili:
- Meta Platforms Ireland Ltd. — fornitore di WhatsApp Business Platform e Instagram Messaging API, soggetta alla propria Privacy Policy;
- Fornitori di modelli linguistici (LLM) selezionati con garanzie contrattuali di non utilizzo dei dati per l'addestramento di modelli generici e con hosting all'interno dello Spazio Economico Europeo ove disponibile;
- Fornitori di hosting cloud e servizi di sicurezza applicativa;
- Personale autorizzato dello Studio medico cliente.
L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta scrivendo a info@vivomed.it.
8. Trasferimenti extra-UE
Eventuali trasferimenti verso paesi terzi — in particolare Stati Uniti per servizi Meta e alcuni provider di IA — avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza (EU–US Data Privacy Framework) o Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, con misure supplementari (cifratura, pseudonimizzazione, controlli di accesso) ove necessarie a garantire un livello di protezione equivalente a quello europeo.
9. Sicurezza
Le comunicazioni transitano su canali cifrati (TLS sul trasporto; WhatsApp applica cifratura end-to-end sui contenuti secondo le proprie specifiche). Vivomed applica:
- Controlli di accesso basati su ruoli (RBAC) e principio del minimo privilegio;
- Registrazione degli accessi e audit log;
- Minimizzazione dei dati e pseudonimizzazione ove tecnicamente possibile;
- Procedure di gestione degli incidenti e notifica al Titolare entro 24 ore dalla conoscenza di un data breach, ai sensi dell'art. 33 GDPR.
10. Diritti dell'utente e opt-out
L'utente può in qualsiasi momento:
- Richiedere l'intervento di un operatore umano scrivendo in chat parole chiave come "operatore", "umano" o "persona";
- Chiedere la cancellazione della conversazione contattando lo Studio o scrivendo a info@vivomed.it;
- Bloccare il contatto dello Studio dalle impostazioni native di WhatsApp o Instagram;
- Esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione;
- Revocare il consenso in qualsiasi momento (ove il trattamento sia basato sul consenso);
- Proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
11. Minori
Il servizio non è destinato a minori di 14 anni. Per pazienti minorenni il trattamento è consentito esclusivamente con il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, che deve interagire direttamente con lo Studio tramite i canali indicati.
12. Contatti
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati da parte degli agenti AI:
- Studio medico cliente (Titolare): tramite i canali di contatto pubblicati dallo Studio stesso;
- Vivomed Srl (Responsabile): info@vivomed.it.
Consulta anche la Privacy Policy del sito e la Cookie Policy.